Ranking 13 Programów Do Zarządzania Projektami [2023]

6. Celoxis

Bardzo intuicyjna i mocno konfigurowalna propozycja dla tych, którym zależy na produktywnej pracy podczas realizacji projektu. Podział zadań, śledzenie potencjalnych problemów i utworzenie portfela klienta – to tylko niektóre z funkcji, które znajdziesz w Celoxis.

Za pomocą tego narzędzia do zarządzania zadaniami członkowie Twojego zespołu będą mieli wygodną przestrzeń do współpracy. Nie tylko za pomocą wewnętrznego komunikatora i możliwości udostępniania plików, ale również raportowania kolejnych etapów pracy.

7. Asana

Asana to wygodne narzędzie do planowania zadań, przypisywania ich poszczególnym członkom zespołu oraz kontroli, na jakim etapie jest realizacja projektu. Aplikacja do zarządzania zadaniami umożliwia widok zadań w formie listy, tablicy Kanban, kalendarza czy osi czasu.

Wygodną opcją jest również możliwość dodawania komentarzy do zadań, co usprawnia komunikację w zespole. W wersji Premium możesz tworzyć raporty projektowe.

8. Airtable

Airtable to platforma, dzięki której Twój zespół będzie tworzył własne aplikacje usprawniające działania firmy. Za pomocą tego narzędzia możesz m.in.:

• udostępniać widok danych,
• przeciągać dane z kilku źródeł do jednego widoku w celu analizy,
• wizualizować procesy,
• śledzić postępy w projekcie.

Co zwróci Twoją uwagę? Elastyczność i zaskakujące możliwości przedstawiania zgromadzonych danych. Dodatkowo, Airtable zintegrujesz z popularnymi rozwiązaniami zewnętrznymi, np. Gmail, Google Drive, Slack czy Jira Cloud.

9. Jira

Jira to rozbudowana aplikacja o wielu dodatkowych funkcjach, które usprawniają kontrolę na projektem. Oprócz podstawowej funkcji, czyli przypisywaniu zadań pracownikom, możesz również udostępniać pliki, statusy i konkretne etapy projektu. Program do zarządzania zadaniami umożliwia dzielenie się wiedzą i weryfikowanie procesów.

Zależy Ci na bardzo dokładnej kontroli kolejnych postępów w projekcie? Korzystając z Jiry, będziesz mógł organizować pracę zespołu m.in. z wykorzystaniem tablicy Kanban.

Rozwinięte funkcjonalności Jiry sprawiają, że jest częstym wyborem w branży IT, ale sprawdzi się również przy realizacji projektów z innych branż. Aplikację do zarządzania projektami zaprojektowano zgodnie z założeniami metodyki pracy Agile.

10. Confluence

Przestrzeń robocza ze zdalnym dostępem, w której cały zespół może wygodnie pracować nad projektem, zarządzać wiedzą, wymieniać się informacjami. To właśnie Confluence. Narzędzie do zarządzania zadaniami, które usprawni Twoją pracę, dzięki dedykowanym przestrzeniom, np. zespołową, dokumentacji, baz wiedzy czy pracy własnej. Stworzone przestrzenie działają jak sieci powiązanych ze sobą stron.

W Confluence znajdziesz gotowe szablony projektów, które pomogą Ci przyspieszyć pracę nad zaplanowaniem spójnej realizacji projektu.

11. Teamwork

Jeżeli szukasz łatwego w obsłudze narzędzia, którego funkcjonalności będą odpowiadać na potrzeby rozwijającej się firmy, Teamwork jest dla Ciebie. Zawiera wszystkie podstawowe opcje, które umożliwią sprawną realizację projektu, np. podział zadań, wewnętrzny czat, widok tablicy Kanban i standardowej listy.

Twoje firma rośnie, a projekty są coraz bardziej wymagające? Teamwork usprawni pracę zespołu dzięki funkcjom zaawansowanym, tj. wykresom Gantta, zarządzaniem portfelem czy pulpitom raportowania. Umożliwi Ci również automatyzację działań.

Bez względu na poziom funkcjonalności, to wygodne i intuicyjne narzędzie do zarządzania zadaniami.

12. Basecamp

Popularne rozwiązanie, dzięki któremu będziesz wygodnie zarządzać projektem, w tym przypisywać zadania, komunikować się z pozostałymi członkami zespołu, gromadzić pomysły czy planować spotkania.

Kalendarz Basecamp zintegrujesz z osobistym kalendarzem, co ułatwi organizację pracy. To narzędzie do zarządzania projektami, które docenisz za przejrzystość. Wszystkie zadania i kluczowe informacje umieścisz na stworzonych planszach.

13. Trello

Bardzo intuicyjny, prosty i elastyczny system do zarządzania projektami, który pomoże Twojemu zespołowi w wizualny sposób zaplanować pracę przy projekcie. W Trello stworzysz checklisty oraz tablice, na których zgromadzisz zadania przypisane sobie lub współpracownikom.

To narzędzie do zarządzania projektami, które pomoże Ci zadbać o terminowość projektu – zadania projektowe możesz wyświetlać w formie kalendarza. Trello będzie strzałem w dziesiątkę dla małych zespołów, którym zależy na elastyczności.

3 Najlepsze programy do zarządzania projektami

Czym jest projekt?

Za projekt uważa się tymczasowe przedsięwzięcie, które ma swój wyraźnie określony cel: stworzenie produktu lub usługi. W praktyce na realizację projektu składa się szereg czynności, za które, często, odpowiadają różne osoby.

To, w połączeniu z określonym terminem realizacji, sprawia, że zarządzanie projektami to wyzwanie. Wymaga nie tylko odpowiednich umiejętności, ale również narzędzi i konkretnego podejścia do zarządzania poszczególnymi zadaniami.

Zarządzasz projektami i zastanawiasz się, jaka metodyka pracy będzie najbardziej efektywna w przypadku Twojego zespołu? Sprawdź, jakie podejście możesz wybrać podczas pracy i jak to przełoży się na sposób zarządzania projektami.

Podejścia w zarządzaniu projektami

Podobnie jak narzędzi, które pomagają zarządzać projektem, podejść w zarządzaniu projektami jest kilka. Dowiedz się, czym cechują się najważniejsze z nich i wprowadź zmiany, które wniosą efektywność Twojego zespołu na wyższy poziom.

Critical Path Method (CPM)

Critical Path Metod, czyli metoda ścieżki krytycznej, jest oparta na matematycznym algorytmie. Pozwoli Ci wykluczyć działania, które mogłyby spowodować opóźnienia w realizacji projektu, ale jednocześnie wymaga maksymalnego skupienia na terminowym wykonywaniu zadań.

Jak wyglądają etapy przygotowawcze w metodzie ścieżki krytycznej? Najpierw projekt dzielisz na mniejsze zadania, określasz relacje pomiędzy poszczególnymi etapami, a na końcu szacujesz czas potrzebny na ich realizację. Ścieżka krytyczna to najdłuższy czas, jaki Twój zespół potrzebuje na wykonanie sekwencji poszczególnych zadań.

Zależność jest prosta: opóźnienie w jednym zadaniu blokuje wykonanie następnego, co rzutuje na cały projekt.

Chociaż to metoda wymagająca pod względem przygotowania do realizacji projektu, ma swoje mocne strony. Wśród korzyści znajdują się:

• łatwe określenie najważniejszych zadań w całym projekcie,
• szybkie wychwycenie etapów/zadań, które powodują opóźnienia i wyeliminowanie ich,
• często skrócenie czasu potrzebnego na realizację projektu.

Critical Chain Project Management

Critical Chain Project Management (metoda łańcucha krytycznego) to metoda planowania i zarządzania realizacją projektu, która skupia się na ludziach i zasobach. W przeciwieństwie do tradycyjnych metod, CCPM nie kładzie nacisku na sztywnym przypisywaniu zadań i terminowej realizacji poszczególnych zadań. Najważniejszym założeniem metody jest realizacja całości projektu w terminie, przy czym na etapie planowania uwzględnia się bufory czasowe.

Mocne strony tej metody to, m.in.:

• brak konfliktów związanych z przydzielaniami zadań,
• zmniejszenie działań w trybie wielozadaniowym,
• sprawna kontrola projektu.

Lean – podejście zwinne

Lean, czyli podejście zwinne, to sposób myślenia, który w praktyce przekłada się na gotowość szybkiej reakcji na nowe potrzeby klienta i zmieniającego się rynku. Podejście zwinne zakłada elastyczne dostosowanie się do zmian, które są wpisane w projekt, oraz interaktywny charakter pracy pomiędzy zespołem a klientem.

Z tego podejścia wyrastają konkretne sposoby pracy nad projektem: Agile i Scrum, o których szerzej przeczytasz poniżej.

Agile

Agile, czyli tzw. zwinne zarządzanie projektem, zakłada, że na początku realizacji projektu zespół nie jest w stanie dokładnie zaplanować jego przebiegu. Ta metoda polega na sekwencji powtarzalnych, krótkich odcinków pracy (sprintów), po których następuje feedback od klienta. Dodatkowo w Agile wpisany jest równoległy przepływ pracy.

Metoda Agile jest popularnym rozwiązaniem w branży IT i opiera się na pięciu podstawowych krokach:

• planowaniu,
• projektowaniu,
• programowaniu,
• testowaniu,
• wdrażaniu.

Kiedy Agile to dobry wybór? Sprawdza się w przypadku projektów, które wymagają elastycznego podejścia i którym towarzyszy dynamizm. Założenia tej metody obejmują również konkretne oczekiwania względem zespołu, który sam organizuje sobie pracę oraz posiada pełne kompetencje do realizacji zadań.

Najważniejszą ideą Agile jest dostarczanie klientowi mniejszych wycinków finalnego produktu w krótkich odstępach czasu (iteracje).

Scrum

Metoda Scrum oznacza realizację projektu w określonych ramach postępowania przyjętych przez zespół. To jedna z metod, która zyskała na popularności w branży IT, a obecnie stanowi uniwersalny sposób pracy.

Scrum jest jedną ze zwinnych metod pracy i bywa mylnie utożsamiany z Agile. Różnica jest zasadnicza: Agile to pojęcie znacznie szersze – jest podejściem do realizacji projektów, w które wpisuje się Scrum jako określony sposób działania.

Jakie są główne korzyści płynące z pracy metodą Scrum?

• przejrzystość projektu,
• bardzo dobry przepływ informacji między członkami zespołu,
• możliwość szybkiej reakcji na zachodzące zmiany.

Extreme Programming (XP)

Programowanie ekstremalne zalicza się do rodziny zwinnych metodyk pracy, typowych dla branży IT. Tę metodę wyróżniają bardzo krótkie iteracje (po zakończeniu jednej, następuje planowanie następnej).

Dodatkowo, ważne są techniczne aspekty programowania: celem jest tworzenie wysokiej jakości oprogramowania w krótkim czasie.

Six Sigma Method

Podstawowym założeniem metody Six Sigma jest dążenie do jak najwyższej jakości procesów, zbliżonej do perfekcji. Opiera się na analizie defektów, które wystąpiły i ich eliminacji. Ta metoda przyjmuje, że najwyższa jakość uwzględnia, zgodnie ze statystyką, 3 lub 4 defekty na milion możliwości.

Metoda Six Sigma składa się z konkretnych etapów, tj.:

• definiowanie,
• pomiar,
• analiza,
• udoskonalenie,
• kontrola.

W metodzie Six Sigma nie chodzi o jakość samą w sobie. W centrum jej założeń jest klient – jego pełna satysfakcja i zaspokojenie potrzeb, również tych niezidentyfikowanych.

PRINCE2

To klasyczna metoda zarządzania projektem skupiona na produkcie, w której sposób realizacji projektu zostaje dokładnie określony przed rozpoczęciem działań. W PRINCE2 kluczowa jest dokumentacja projektowa.

Opiera się na siedmiu zasadach, siedmiu tematach i siedmiu procesach. Dzięki tak szczegółowo rozpisanej specyfice metodyki działań, mocną stroną PRICNE2 jest przejrzystość, logiczna struktura i spójność.

Kanban

Metoda Kanban opiera się na wizualnym przedstawieniu kolejnych etapów projektu. W tym celu poszczególne zadania przypisujesz do określonych kolumn, np. „do zrobienia”, „w trakcie”, „zakończone” lub „analiza”, „tworzenie”, „testowanie”, „wdrażanie”. Celem tej metody jest zwiększenie efektywności zespołu i dbałość o terminowe oddanie projektu.

Tablice Kanban znajdziesz w wielu programach do zarządzania projektami np. Monday czy Clickup.

Waterfall, czyli model kaskadowy

Klasyczna metoda Waterfall to przeciwieństwo elastycznego podejścia Agile. Waterfall zakłada liniową realizację zadań – jednego po drugim – oraz możliwość nanoszenia zmian i poprawek dopiero na etapie testowania. Ta metoda nie zakłada udzielania feedbacku przez klienta na etapie realizacji projektu, lecz dopiero po jego zakończeniu.

Mimo wysokiego stopnia sformalizowania, metoda Waterfall ma korzyści, m.in.:

• porządkuje pracę wieloosobowego zespołu,
• zapewnia stabilność,
• szczegółowa dokumentacja stworzona na początku projektu sprawia, że realizacja projektu jest klarowna, a liczba zmiennych, które trzeba wziąć pod uwagę – niewielka.

Metody i techniki projektowe

Zastanawiasz się, w jaki sposób zaplanować pracę nad projektem? Wybór metody zarządzania projektem wynika z jego specyfiki. Nie każde rozwiązanie będzie potrzebne, żeby zwiększyć efektywność Twojego zespołu. Zapoznaj się z kluczowymi metodami i sprawdź, co zyskasz wdrażając je podczas codziennej pracy.

Badanie wykonalności projektu

Ważny krok podczas planowania projektu. Stanowi bardzo szczegółową analizę projektu, pod różnymi względami. Badanie wykonalności projektu obejmuje, m.in.:

• kwestie technicznej wykonalności projektu,
• analizę finansowo-ekonomiczną,
• uwarunkowanie prawne.

Checklista

Najprostszy sposób na kontrolę postępów w projekcie: spis zadań do wykonania. Korzystając z aplikacji do zarządzania projektami, masz zawsze pod ręką cyfrową „listę do zrobienia”, którą możesz dowolnie modyfikować.

W większości narzędzi zmian na checklistach możesz dokonywać za pomocą wygodnej funkcji drag&drop.

Wykres Gantta

Wykres Gantta to rodzaj poziomego wykresu słupkowego, którego celem jest wizualne przedstawienie harmonogramu projektu. Jest przydatny przy większych projektach, w których bierze udział wiele osób, a ich zadania są od siebie zależne.

Poszczególne słupki w wykresie Gantta oznaczają konkretne zadania, a czas potrzebny na ich wykonanie oddaje długość słupków.

Jakie korzyści daje wizualizacja projektu za pomocą wykresu Gantta?

• wygodne zarządzanie harmonogramem złożonego projektu,
• szybkie wychwycenie możliwych opóźnień, wynikających z zależności pomiędzy zadaniami,
• skuteczna kontrola postępów i osiągania kamieni milowych w projekcie.

Harmonogram projektu

Określenie harmonogramu projektu przed przystąpieniem do jego realizacji to podstawa terminowej pracy całego zespołu. Przyda się szczególnie wtedy, gdy poszczególne zadania są od siebie zależne i przypisane do różnych osób.

Narzędzia wspierające zarządzanie projektami umożliwiają tworzenie harmonogramów, które nadają tempo poszczególnym zadaniom. Niektóre z programów do zarządzania zadaniami, np. Asana, ułatwią Ci pracę z harmonogramem, umożliwiając przekształcenie go w szablon, który możesz wykorzystać przy projekcie o podobnym przebiegu.

Macierz odpowiedzialności

Macierz odpowiedzialności (inaczej macierz RACI) to metoda, która usprawni przypisanie ról w zespole oraz odpowiedzialności za poszczególne etapy/zadania projektu. Jeżeli prowadzisz złożone projekty, w których bierze udział wiele osób, w tym kilka z nich to osoby decyzyjne, macierz odpowiedzialności ułatwi Wam codzienną pracę.

Jaki zakres odpowiedzialności wyznacza macierz? Przykładowy podział ról obejmuje:

• R (responsible) – osoba, która odpowiada za wykonanie zadania,
• A (accountable) – osoba, która zatwierdza wykonanie zadania,
• C (consult) – osoby, które konsultują wykonanie zadania,
• I (informed) – osoby, które są informowane o postępach prac.

Zwiększenie wydajności w firmie dzięki programom do zarządzania zadaniami

Jeżeli do tej pory Twój zespół do zarządzania projektem wykorzystywał notesy, tablice z kolorowymi karteczkami lub nawet Dokumenty Google, wdrożenie programu do zarządzania zadaniami wniesie efektywność firmy na poziom wyżej. Kiedy zobaczysz efekty? Od razu. Realną efektywność ocenisz w pełni po pierwszym zrealizowanym projekcie.

Co zwiększy efektywność w Twoim zespole?

• skuteczniejszy przepływ informacji,
• przejrzysty podział obowiązków,
• terminowość realizacji poszczególnych zadań,
• wygoda codziennej pracy dzięki możliwości integracji z innymi aplikacjami czy narzędziami, np. Kalendarzem Google.

Nowa rzeczywistość, jaką przyniosła pandemia podkreśliła wygodę korzystania z tego typu narzędzi. Wdrożenie programów do zarządzania projektami w wielu firmach pozwoliło utrzymać efektywność zespołu podczas pracy zdalnej.

Czym kierować się przy wyborze narzędzia do zarządzania zadaniami?

Przede wszystkim funkcjonalnościami danego narzędzia, potrzebami Twojej firmy oraz budżetem, który możesz na to przeznaczyć.

Chociaż sporo programów do zarządzania projektami oferuje podstawowe funkcje w wersji darmowej, na dłuższą metę możesz potrzebować pełnej wersji. Wysokość płatnych pakietów często zależy od liczby osób w zespole.

Możliwości aplikacji do zarządzania projektami

Mimo że wiele dostępnych narzędzi do zarządzania projektami na pierwszy rzut oka wygląda tak samo, warto dokładniej zapoznać się z ich funkcjonalnościami. Dlaczego? To ułatwi Ci wybór rozwiązania, które odpowie na konkretne potrzeby Twojego zespołu. Podstawowe funkcje, jak na przykład śledzenie czasu pracy czy możliwość raportowania, to nie wszystko.

Zastanów się, czego potrzebujesz i skonfrontuj to z możliwościami danego narzędzia. Jego funkcje będą odpowiadać za to, czy zarządzanie zadaniami jest tak efektywne, jak tego oczekujesz.

Kontrola budżetu projektu

Jeżeli wśród Twoich obowiązków jest zarządzanie budżetem projektu, w krótkim czasie zauważysz, jak ta funkcjonalność programu do zarządzania projektami ułatwia pracę. Opcję kontroli budżetu znajdziesz m.in. w programie do zarządzania zadaniami Monday.

Przepływ dokumentów i procesów

Podstawą skutecznego działania w zespole jest nie tylko przepływ informacji, ale również łatwe przekazywanie dokumentów i kontrola tempa konkretnych procesów. Dlatego wiele narzędzi, które ułatwiają pracę przy projektach, umożliwiają przechowywanie dokumentów i zarządzanie nimi.

Zależy Ci na sprawnym przepływie procesów w ramach realizacji projektu? Wykorzystaj w tym celu widok zadań w formie tablicy Kanban – poszczególne kolumny, wraz z zadaniami, będą odpowiadać etapom projektu. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że procesy zachodzą zgodnie z założeniami.

Automatyzacja

W projektach, których bierzesz udział zdarzają się cykliczne zadania? Na przykład comiesięczny raport dla klienta lub tworzenie zestawień, które potwierdzą efekty zrealizowanych działań? Programy do zarządzania projektami pozwolą Ci zautomatyzować część tych działań i zaoszczędzić sporo czasu.

Cele

Cele są ważne z perspektywy rozwoju firmy – zarówno zarządzającym, jak i pracownikom nadają wspólny kierunek działań. Chociaż wiele firm spisuje wyznaczone cele, często bywają one oderwane od codziennej pracy lub trudne do realnej weryfikacji. Z pomocą przychodzą aplikacje do planowania pracy w projekcie, które umożliwiają przypisanie zadań i projektów do nadrzędnych celów firmy.

Tak zorganizowana praca przy projektach sprzyja lepszej koordynacji działań firmy i osiąganiu coraz wyższych wyników.

Raportowanie

Raporty pomagają w szybki sposób wizualizować, na jakim etapie realizacji znajduje się dany projekt. Korzystając z różnego rodzaju wykresów, możesz zestawiać interesujące Cię dane. Po co? Wgląd w postępy pracy zespołu pozwoli Ci wychwycić opóźnienia i potencjalne utrudnienia w oddaniu projektu w terminie.

Jednym słowem, raportowanie to trafne decyzje podejmowane w odpowiednim czasie.

Kalendarz

Widok zadań w formie kalendarza to sprawdzony sposób na to, aby dbać o terminowość przypisanych zadań. Dzięki tej opcji, dostępnej w wielu narzędziach, będziesz mógł w łatwy sposób estymować czas pracy potrzebny na wykonywanie zadań.

Planowanie pracy z wykorzystaniem kalendarza przyda się szczególnie wtedy, gdy wykonujesz zadania zależne od siebie oraz współpracujesz z innymi członkami zespołu.

Krzywa uczenia się

Zastanawiasz się, jak szybko Twój zespół wdroży się do pracy z wykorzystaniem konkretnego narzędzia? W większości programów do zarządzania znajdziesz przejrzysty i intuicyjny interfejs użytkownika. Proste narzędzia, które umożliwiają podział zadań i śledzenie postępów pracy, opanujesz z łatwością już od pierwszego logowania.

Jeżeli jednak Twój zespół realizuje złożone projekty, warto wybrać narzędzie do zarządzania projektami, które będzie wymagało więcej czasu na opanowanie potrzebnych funkcjonalności. Chociaż wdrożenie potrwa dłużej, w ogólnym rozrachunku zyskasz więcej. Rozszeszone opcje programu do zarządzania zadaniami dadzą Ci duże pole do popisu, jeśli chodzi o optymalizację projektu i dostosowanie do potrzeb zespołu.

Jak przebiega wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami?

Narzędzie do zarządzania projektami ma na celu ułatwić pracę całego zespołu. Jak wygląda wdrożenie takiego rozwiązania? To proste! Już po zarejestrowaniu się, możesz tworzyć projekty z poszczególnymi zadaniami przypisanymi do członków zespołu.

Twórcy tych narzędzi zadbali nie tylko o łatwość wdrożenia, ale również wygodę codziennej pracy. Szybkiemu opanowaniu obsługi programu do zarządzania projektami będzie sprzyjał intuicyjny interfejs użytkownika.

Większość dostępnych na rynku programów do zarządzania projektami ma swoje darmowe wersje podstawowe lub darmowe wersje próbne. Dzięki temu możesz korzystać z kilku z nich i wybrać to narzędzie do zarządzania projektami, które najtrafniej odpowiada Twoim potrzebom i indywidualnym upodobaniom. A jeśli napotkasz problem przy zarządzaniu zadaniami, interfejs aplikacji wyświetli samouczek lub znajdziesz pomoc w materiałach twórców programu.

Kiedy inwestować w programy do zarządzania zadaniami?

Powodów może być kilka i każdy jest dobry. Prosty system do zarządzania zadaniami przyda się, gdy zaczynasz pracę nad dużym projektem i chcesz mieć pewność, że wszystko przebiegnie tak, jak należy. Również wtedy, gdy Twoja firma się rozwija, a projektów jest coraz więcej.

Zarządzanie projektami należało wcześniej do Twoich obowiązków? Wiesz z własnego doświadczenia, że to spore wyzwanie i chcesz ustrzec się błędów? Postaw na narzędzie, które rozwiąże konkretną przeszkodę w efektywnej realizacji projektów.

Zdecyduj się na system zarządzania projektami szczególnie wtedy, gdy:

• panuje chaos, nie masz kontroli nad realizacją projektu,
• jeżeli wśród osób realizujących projekt brakuje skutecznej komunikacji zespołowej,
• zależy Ci na zwiększeniu produktywności zespołu,
• szukasz skutecznego narzędzia do zarządzania zespołem,
• deadline to dla Ciebie podstawa: chcesz, żeby projekt zakończył się w terminie,
• Twój zespół działa w modelu pracy zdalnej.

Najczęściej zadawane pytania o programach do zarządzania projektami